Wat is een lid?

Wat is een lid? Afhankelijk aan wie je het vraagt, krijg je de meest uiteenlopende antwoorden. Vraag het aan een penningmeester en hij zal zeggen: 'een lid is iedereen die contributie betaalt'. Een voorzitter zal zeggen: 'iedereen die zich verbonden voelt met- en zich inzet voor onze vereniging'. De secretaris zit dan met de handen in het haar: "Wie moet ik in hemelsnaam uitnodigen voor onze Algemene Ledenvergadering?'

In dit artikel proberen we antwoorden te geven op de vragen 'Wat is een lid?, Hoe administreer ik deze leden?' en 'Wie heeft er zeggenschap op onze Algemene Ledenvergadering?'. Om dit te kunnen doen, is het zinvol om even terug te kijken op de ontwikkeling van het Ledenbeheer in de afgelopen decennia. 

Vroeger hadden clubs ledenkaarten voor het administreren van leden. Voor de administratie van vrijwilligers werden aparte lijstjes bijgehouden en hetzelfde gold voor de sponsoren en donateurs. Er was niet één allesomvattende administratie. Elke commissie hield zijn eigen lijstjes bij, eerst analoog en later via Word of Excel.

Basis van Sportlink is Ledenbeheer

Voor veel verenigingen vormt Sportlink de eerste kennismaking met het geautomatiseerd beheren van leden en het innen van contributies. Sportlink is ontstaan vanuit een verzoek van de KNVB om het proces van aanmelden van bondsleden te automatiseren. Deze basisapplicatie werd en wordt gratis aangeboden aan alle verenigingen binnen die bond. In eerste instantie was dit de KNVB, maar later zijn er meer bonden bijgekomen. Sportlink diende dus als fundament voor het aanmelden van bondsleden, die vaak ook spelende en niet-spelende leden worden genoemd. Dit waren direct de leden aan wie contributie werd geheven en die zeggenschap hadden op de Algemene Ledenvergadering (ALV of jaarvergadering).

Ontwikkeling van Ledenbeheer- naar een volwaardig Club Administratie systeem

Sportlink begon als een ledenbeheersysteem, maar al snel werden er extra mogelijkheden toegevoegd voor boekhouding, vrijwilligers, opleidingen en trainingen. Ook werd het mogelijk om commissies en functies vast te leggen. Clubs gingen steeds meer informatie registreren in Sportlink, en met de introductie van onze mediapakketten in 2017 werd het eveneens mogelijk om automatisch te publiceren naar app, web en TV. Sindsdien heeft Sportlink een enorme ontwikkeling doorgemaakt en wordt het door veel clubs gebruikt als een compleet clubadministratiesysteem, in plaats van enkel voor ledenbeheer.

Wat is dan een lid?

Door deze ontwikkelingen worden er steeds meer personen in Sportlink geregistreerd. Allemaal vanuit een andere invalshoek. Denk hierbij aan;

- Spelende leden

- Aspirant leden (wachtlijst)

- Niet spelende leden 

- Steunende leden

- Donateurs

- Vrijwilligers

- Functionarissen

- Relaties

- Sponsoren

Het is daarom belangrijk om zorgvuldig na te denken over de manier waarop je de verschillende groepen gaat administreren. Als je dat niet doet, kan het zomaar zijn dat je ledenaantal bij de volgende Algemene Ledenvergadering explosief is toegenomen, omdat je in dat jaar bijvoorbeeld alle vrijwilligers aan Sportlink hebt toegevoegd.

Personen aanmelden in Sportlink

In Sportlink kennen we drie manieren van aanmelden van personen; 

- Bondsleden

- Verenigingsleden

- Relaties

Eerder hebben we veel meer soorten leden opgesomd. Hoe gaan we deze verschillende leden dan verder registreren c.q. categoriseren? Is een spelend bondslid dat contributie betaalt gelijk aan een ouder die teammanager is en om die reden ook bondslid is maar geen contributie betaalt? En met gelijk bedoelen we dan gelijk wat betreft stemrecht op de Algemene Vergadering? Dit zijn vragen die niet eenduidig te beantwoorden zijn omdat de statuten van een vereniging en de overkoepelende bond dit vaak bepalen. 

Hieronder bespreken we de methoden van aanmelden in combinatie met spelactiviteiten. Door het gebruik van spelactiviteiten in combinatie met de manier van aanmelden kun je elke groep binnen jouw vereniging registreren. 

• Bondsleden

Bondsleden worden via de vereniging in Sportlink Club geregistreerd bij de bond. Eenmaal geregistreerd bij de bond kan het betreffende lid ook deelnemen aan spelactiviteiten van die bond. 

Bondsleden met spelactiviteit(en)

Bij de meeste verenigingen vormt dit de grootste groep. Je bent immers lid geworden om te voetballen, korfballen of handballen. Om dit in bondsverband (competitie) te kunnen doen, moet je dus lid zijn van de bond en heb je een spelactiviteit nodig. Deze spelactiviteit kan je slechts bij één vereniging hebben. 

Bondsleden zonder spelactiviteiten van de bond

Het is ook mogelijk om personen alleen bij de bond aan te melden. Dit kan zijn omdat dit in je statuten of die van de bond is vastgelegd, maar ook omdat er personen zijn die aan meerdere verenigingen verbonden zijn. Bijvoorbeeld, een vader of moeder speelt in competitieverband bij vereniging A, maar is bij de vereniging van zoon of dochter (B) teammanager of verenigingsscheidsrechter. In dat geval is deze persoon alleen bondslid zonder bondsspelactiviteit.

Eigen spelactiviteiten bovenop een bondsactiviteit

Het kan voorkomen dat je eigen spelactiviteiten hebt aangemaakt. Deze eigen spelactiviteiten zijn zowel te hanteren voor bondsleden als voor verenigingsleden. Dit kan zijn omdat iemand bijvoorbeeld ook actief is in het darten op de maandagavond, maar het kan ook zijn dat je de spelactiviteit van de bond te algemeen vindt en daar verder in wilt differentiëren, met name ook in combinatie met de contributie-inning. 

Voorbeeld: Een voetbalvereniging biedt 45+ voetbal aan. Bij de bond heb je dan alleen de algemene spelactiviteit voor veldvoetbal. Dit is gelijk aan de spelactiviteit die voetballers in de reguliere competitie ook hebben. Aangezien een spelactiviteit gekoppeld is aan de contributie, betekent dit dat iedereen in principe dezelfde contributie betaalt. Veel verenigingen vragen een lager contributiebedrag voor deze 45+ groep. Door als vereniging een eigen spelactiviteit "voetbal 45+" toe te voegen voor deze leden, heb je de mogelijkheid om aan de gekoppelde contributie een afwijkend minimumbedrag te koppelen. Op deze manier is je ledenadministratie een stuk transparanter, zowel intern als naar je leden.

NB. Bij overschrijven van leden hebben we het feitelijk over het overschrijven van de bondsspelactiviteit en niet van het lid zelf. In veel gevallen is dit wel het gevolg maar er zijn situaties denkbaar waar de spelactiviteit wordt overgeschreven maar de persoon wel blijft ingeschreven omdat deze nog wel actief blijft in een bepaalde functie.

• Verenigingsleden

Je hebt de mogelijkheid om personen als verenigingslid aan te melden. Deze personen worden echter niet bij de bond geregistreerd, wat betekent dat ze ook niet kunnen deelnemen aan spelactiviteiten van de bond.

Verenigingslid met spelactiviteiten

Het kan voorkomen dat jouw vereniging ook sporten aanbiedt die los van de bond worden georganiseerd. Denk hierbij aan een voetbalvereniging die ook darters of kaarters als leden heeft. Deze 'eigen' spelactiviteiten kan een vereniging onbeperkt zelf aanmaken in Sportlink.

Verenigingslid zonder spelactiviteiten

Dit betreft een persoon die lid is van de vereniging, maar niet van de bond. In de praktijk komt dit vrijwel niet voor.

• Relaties

Tot slot zijn er personen die we eigenlijk niet als leden beschouwen. Dit zijn bijvoorbeeld contactpersonen van de gemeente, sponsoren of oud-leden die je voor een reünie nog eens zou willen uitnodigen. Deze groep is niet verplicht om contributie te betalen. 

Spelactiviteiten

Met spelactiviteiten in combinatie met de drie manieren van aanmelden ben je in staat om de verschillende groepen leden, betrokkenen, binnen je vereniging te administreren. Iedere bond heeft zijn eigen spelactiviteiten waarvoor je leden kunt aanmelden. Daarnaast heb je de mogelijkheid om eigen spelactiviteiten aan te maken. Via Verenigingsbeheer - Sporten & activiteiten kun je eigen spelactiviteiten aanmaken (zie onderstaande afbeelding).

Waarom spelactiviteiten gebruiken?

1. Koppeling met leeftijdsgebonden contributies

Spelactiviteiten staan in directe verbinding met de contributie module voor wat betreft je leeftijdsgebonden contributies. Het is dus belangrijk om per lid de spelactiviteiten goed in te richten. Bij een nieuw seizoen moeten de leeftijdsgebonden contributies opnieuw worden gekoppeld op basis van de nieuwe peildatum. Deze peildatum bepaald, in relatie met de geboortedatum, de nieuwe leeftijdscategorie voor het komende seizoen. Als je dit niet helemaal goed hebt ingericht kan het zijn dat je heel veel correcties moet uitvoeren. Beter is het om de spelactiviteiten per lid goed in te richten zodat de start van een nieuw contributiejaar een kwestie van één druk op de knop is.

2. Transparantie

Met spelactiviteiten geef je inzicht in hetgeen iemand bij de vereniging doet en voor de contributie geeft het inzicht in de opbouw van de contributie. Op deze manier geeft je ledenadministratie duidelijkheid voor iedereen die Sportlink raadpleegt. Geen navraag nodig bij een ledenadministrateur of penningmeester. En daardoor makkelijker overdraagbaar. Voor leden is het fijn om de contributie opbouw inzichtelijk te hebben. 

Voorbeeld: Een teammanager wordt met onderstaande spelactiviteiten aangemeld bij de bond. Per saldo betaald deze geen contributie maar de club betaald wel de bondsbijdrage voor dit lid. Mocht de teammanager na het seizoen stoppen als teammanager is het zeer goed denkbaar dat hij zich niet officieel afmeldt. Als vereniging kun je jaarlijks een lijstje draaien van deze 'kaderleden' en deze alsnog afmelden. Zo voorkom je oplopende bondsbijdragen.

3. Altijd eerst langs de ledenadministratie

Stel dat je spelende leden hebt opgebouwd met een verenigingscontributie plus een contributie voor een spelactiviteit (bv veld voetbal bij de KNVB). Nu raakt er iemand langdurig geblesseerd of wordt zwanger en komt met het verzoek om de contributie tijdelijk aan te passen naar alleen verenigingscontributie. Dan kun je de spelactiviteit en de daaraan gekoppelde contributie weghalen. Om weer te kunnen sporten in competitieverband heeft deze persoon de spelactiviteit wel nodig waardoor altijd de gang langs de ledenadministratie gemaakt moet worden.

Tot slot

Hopelijk heeft dit artikel bijgedragen aan meer inzicht in het administreren van leden. Nu dat je de verschillende groepen leden, betrokkenen, helder hebt is het zaak om af te spreken wie er allemaal stemrecht hebben op jullie Algemene Ledenvergadering. Ons advies is om dit vast te leggen in je Huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement is de praktische uitwerking van je statuten en zijn makkelijker aan te passen dan je statuten.

Artikel KNVB over statuten en huishoudelijke reglementen (met voorbeelden)