Bezorg de juiste contactpersonen de juiste informatie

Goede communicatie is van groot belang voor het dagelijks functioneren van de vereniging. We kunnen en willen niets missen en door de wijze van communiceren hierbij zoveel mogelijk gemak hebben. Om hiervoor een goede basis te leggen is het binnen Sportlink Club mogelijk om de communicatie met betrekking tot belangrijke onderdelen zo in te richten dat de juiste personen over de juiste zaken geïnformeerd worden.
Deze belangrijke onderdelen zijn de online aanmeldingen, de wedstrijdwijzigingsverzoeken en de overschrijvingen. Voor het inrichten hiervan gebruiken we "E-mail notificaties". Voor 2 van de 3 onderdelen geldt zelfs dat de Secretaris van de vereniging standaard al automatisch op de hoogte wordt gebracht van gebeurtenissen. Dit is zichtbaar gemaakt bij de betreffende onderdelen.

Belang van een juiste vastlegging van de E-mail notificaties

Het op de juiste manier vastleggen van de "E-mail notificaties" zorgt ervoor dat e-mailberichten worden verstuurd naar alle betrokken personen. Zodra een nieuw lid zich aanmeldt via het online aanmeldformulier, dan ontvangen de vastgelegde contactpersonen hiervan een e-mailbericht. Wanneer vanuit de eigen vereniging of vanuit een andere vereniging een wedstrijdwijzigingsverzoek wordt geplaatst, dan ontvangen de vastgelegde contactpersonen hiervan een e-mailbericht. Zodra een wijzigingsverzoek wordt goedgekeurd, afgewezen of ingetrokken wordt ook hiervan een e-mailbericht ontvangen. Vraagt de eigen vereniging een overschrijving aan of gebeurt dit vanuit een andere vereniging, ook dan volgen er e-mailberichten van iedere stap van de overschrijving. De juiste personen beschikken hierdoor voor deze belangrijke zaken op tijd over de juiste gegevens.

Voorwaarden voor het vastleggen van de E-mail notificaties

Het vastleggen van E-mail notificaties voor zowel de wedstrijdwijzigingsverzoeken, online aanmeldingen als ook de overschrijvingen is mogelijk voor verenigingen waarvan hun bond ook met die Sportlink toepassingen werkt. Alle andere verenigingen kunnen de E-mail notificaties alleen vastleggen voor de online aanmeldingen.

Om een E-mail notificatie voor iemand in te kunnen stellen:

• moet de betreffende persoon lid zijn van de vereniging.
• wanneer de bond van de vereniging met de Sportlink systemen werkt, dan is de lidsoort "Bondslid" vereist.
• om voor personen met de lidsoort "Bondslid" een E-mail notificatie in te kunnen stellen moet aan die persoon eerst een bondsgerelateerde verenigingsfunctie zijn gekoppeld.
• voor alle andere verenigingen is de lidsoort "Verenigingslid" vereist. Om voor deze personen een E-mail notificatie in te kunnen stellen moet aan die persoon eerst een verenigingsfunctie zijn gekoppeld.

Om een eigen verenigingsfunctie aan te kunnen maken ga je naar "Functionarissen".  

Vastleggen van de E-mail notificaties

1. Volg het menu "Verenigingsbeheer > Communicatie".
2. Het scherm opent zich in het tabblad "E-mail notificaties".
3. Activeer de button "Voeg toe" bij het in te stellen onderdeel.
   1. Voor de onderdelen "Wedstrijdwijzigingsverzoek" en "Overschrijvingen van leden" zal per "Spelactiviteit" en "Leeftijdscategorie" een notificatieregel moeten worden ingesteld.
   2. Voor het onderdeel "Aanmelding van nieuwe leden" kan per "Spelactiviteit" en per "Leeftijdscategorie" een notificatieregel worden ingesteld. Hier kan echter ook de optie "Niets geselecteerd" bij "Spelactiviteit" worden gekozen. Door deze keuze vast te leggen zal de betreffende functionaris, voor de daarbij geselecteerde "Leeftijdscategorie" van de aanmeldingen, voor alle "Spelactiviteiten" eene-mailbericht ontvangen.
4. Leg de gewenste selecties voor "Spelactiviteit", "Leeftijdscategorie" en "Functie" vast door de button"Voeg toe" te activeren.

In het overzicht wordt ook het aantal functionarissen getoond wat door de vastlegging gekoppeld is aan de betreffende "E-mail notificatie". Zodoende is het mogelijk om aan meerdere personen, met dezelfde verenigingsfunctie, tegelijkertijd een e-mailbericht te doen toekomen. Is het niet de bedoeling om al die personen van een e-mailbericht te voorzien, dan zal voor de te koppelen persoon een extra en unieke verenigingsfunctie vastgelegd moeten worden voor de instelling van de "E-mail notificatie".

Om een eigen verenigingsfunctie aan te kunnen maken ga je naar "Functionarissen".