Plan vrijwilligers in - module Club.Vrijwilligers

Benodigdheden

Om vrijwilligerstaken en -zaken in Sportlink Club te kunnen maken, beheren en inplannen dient de vereniging te beschikken over de Sportlink module Club.Vrijwilligers. Om de vrijwilligerstaken en -zaken ook via een Sportlink app te kunnen (laten) gebruiken dient de vereniging te beschikken over de Sportlink module Club.Mobiel. Meer informatie over de mogelijkheden en de voorwaarden hiervoor kan je nalezen in Wat is er mogelijk met de Sportlink module Club.Vrijwilligers.

Belang van het inplannen van vrijwilligers

Via Sportlink Club Web is het mogelijk om eenzijdig taken toe te wijzen aan vrijwilligers. Wanneer een vereniging niet over de module Club.Mobiel beschikt, dan is dit de enige manier om vrijwilligers van taken te voorzien. Wanneer een vereniging wel over de module Club.Mobiel beschikt, dan is deze procedure een optie. Bij het toewijzen van een taak wordt een bevestigingsbericht via e-mail verstuurd en is het mogelijk om het systeem een gewenst aantal herinneringsberichten op gewenste momenten te laten versturen. Zie voor de mail instellingen ook het tabblad "E-mail template" binnen een taak en het tabblad "Basis instellingen" binnen "Beheer vrijwilligers".

Plan je vrijwilligers in op basis van hun voorkeuren

Taken toewijzen

1. Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".
2. Activeer de button "Plan vrijwilligers in" bij "3. Inplannen". 
3. Het scherm "Taken toewijzen" opent zich.
4. Stel een datumbereik in.
5. Selecteer de taak welke je wilt toewijzen.
6. Activeer de button "Toon".
   1. Onderstaand voorbeeld wordt als overzicht getoond.
   2. Selecteer de taakmomenten waaraan je 1, meer of alle vrijwilligers wilt kunnen toewijzen.
   3. Onder het overzicht verschijnt de blauwe balk. Zie hieronder.
   4. Activeer de button "Voeg toe" om door te gaan.
   5. Het scherm "Vrijwilligers toewijzen opent zich.
   6. Stel in of aan 1 lid, of meer of alle leden (via de optie "Alle leden"), of met behulp van een "Persoonsselectie", taken moeten worden toegewezen.
   7. Activeer de button "Toon selectie". In dit geval wordt als voorbeeld een "Persoonsselectie" getoond.
   8. Check de selectie vrijwilligers en pas deze desnoods aan.
   9. Activeer de button "Voeg voorlopig toe".
   10. Wanneer een vrijwilliger niet aan de taakvoorwaarden voldoet, dan zal hiervan een melding getoond worden. Aan deze vrijwilligers kunnen de taken op dit moment niet voorlopig worden toegewezen. Dit zal je moeten aanpassen op basis van de taakvoorwaarden die getoond worden. Zie afbeelding hierboven.
   11. Wanneer er geen belemmeringen zijn, dan verschijnt het scherm "Geplande taken" weer. In de kolom "Voorlopig ingepland" staan nu aantallen. Deze taken staan nu in "concept" gepland. Je kunt het scherm verlaten als je nog niet verder wilt. Wanneer je een volgende keer weer dit scherm oproept, kan je doorgaan met het definitief toewijzen van de taken.
   12. Om de taken direct of op enig moment vervolgens definitief toe te wijzen aan de eerder geselecteerde vrijwilligers activeer je de button "Plan definitief in" (rechts boven in het scherm).
   13. Het volgende scherm wordt getoond:
       
   14. Activeer de button naar keuze.
   15. De taak of taken zijn nu toegewezen aan de betreffende vrijwilliger of vrijwilligers.