Beheer vrijwilligers - module Club.Vrijwilligers

Gewijzigd op Vr, 1 Aug om 9:30 AM

Benodigdheden

Om vrijwilligerstaken en -zaken in Sportlink Club te kunnen maken, beheren en inplannen dient de vereniging te beschikken over de Sportlink module Club.Vrijwilligers. Om de vrijwilligerstaken en -zaken ook via een Sportlink app te kunnen (laten) gebruiken dient de vereniging te beschikken over de Sportlink module Club.Mobiel. Meer informatie over de mogelijkheden en de voorwaarden hiervoor kan je nalezen in Wat is er mogelijk met de Sportlink module Club.Vrijwilligers.

Belang van beschikbaarheid en voorkeurstaken van personen aan

De vereniging kan de beschikbaarheid voor 1, meer of alle vrijwilligers tegelijkertijd instellen. Tevens kan de vereniging voor 1, meer of alle vrijwilligers tegelijkertijd aan voorkeurstaken koppelen. Het vastleggen van deze gegevens maakt het toewijzen van taken een stuk makkelijker en geeft tevens inzicht in wie welke taken voor de vereniging wil uitvoeren. Wanneer bijvoorbeeld de vastgelegde beschikbaarheid van een vrijwilliger buiten de start- of eindtijd van een vrijwilligerstaak valt, dan heeft dit invloed op het kunnen toewijzen van die taak.

Geef de beschikbaarheid en voorkeurstaken van personen aan

Voorkeurstaken

Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".
Activeer de button "Beheer vrijwilligers" bij "2. Vrijwilligers".
Het scherm opent zich in het tabblad "Voorkeurstaken".

Wie wil welke taak voor de vereniging uitvoeren? Hoe vind ik mijn vrijwilligers makkelijk terug? Waardoor kan ik mijn vrijwilligers snel koppelen aan hun taken en/of kunnen de vrijwilligers zich makkelijk inschrijven op hun taak via de app? Dan is er maar één antwoord. Registreer hun voorkeurstaken.

Voeg toe of verwijder een voorkeurstaak bij alle leden of een selectie van leden, mede met behulp van “Persoonsselecties”.
1. Selecteer de taak welke als “Voorkeurstaak” toegevoegd of verwijdert moet worden. Pas dit toe op “Alle leden” of een “Persoonsselectie” en selecteer als actie type “Toevoegen” of “Verwijderen”. Activeer dan de button “Toon selectie”.
De voorwaarden voor de geselecteerde “Voorkeurstaak” worden getoond. Het overzicht van de opgevraagde personen wordt getoond. Op basis van de voorwaarden wordt getoond of een vrijwilliger aan de taakvoorwaarden voldoet.
1. betekent: Voldoet niet aan taakvoorwaarden.
Selecteer de vrijwilligers waarbij de voorkeurstaak toegevoegd of verwijdert moet worden met behulp van de selectie vakjes links voor de regels of selecteer of de-selecteer de gehele groep via het selectie vakje boven de streep.
1. betekent: Niet geselecteerd.
2. betekent: Geselecteerd
Bij het selecteren van één, meerdere of alle vrijwilligers wordt onderin het scherm een blauwe balk getoond. Deze toont aan de linkerzijde hoeveel vrijwilligers geselecteerd zijn. Aan de rechterzijde activeer je de button voor het toevoegen of verwijderen van de voorkeurstaak.

Extra pagina informatie

Door op een kolomnaam in een overzicht te klikken of te tikken kan je de gegevens van de kolom sorteren.

Daar waar de optie "Toon meer" op een pagina zichtbaar is, kan je er op klikken of tikken en de selectie mogelijkheden uitbreiden.

Veel voorkomende iconen

Onderstaande iconen zijn veel voorkomende buttons op de pagina's van Sportlink Club Web. Bekijk hier wat hun betekenis is.

Kolommen kiezen.
Gebruik deze button in de rechterbovenhoek van een overzicht.

Exporteren kolommen.
Gebruik deze button in de rechterbovenhoek van een overzicht.

Beschikbaarheid

Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".
Activeer de button "Beheer vrijwilligers" bij "2. Vrijwilligers".
Het scherm opent zich in het tabblad "Beschikbaarheid".

Stel voor één, meer of alle vrijwilligers tegelijkertijd in welke vrijwilligers op welke momenten beschikbaar moeten zijn voor het kunnen uitvoeren van vrijwilligerstaken. Het niet juist hebben vastgelegd van de beschikbaarheid kan tot gevolg hebben dat vrijwilligers niet aan taken toe zijn te wijzen. Het is ook mogelijk om de beschikbaarheid op individueel niveau, via de lid gegevens van de vrijwilliger, aan te passen (tab Vrijwilliger).

Selecteer de gewenste “Persoonsselectie”. Selecteer de weekdagen waarop de vrijwilligers beschikbaar moeten zijn. Stel een “Vanaf” en “Tot en met” tijd in waarbinnen de vrijwilligers beschikbaar moeten zijn. Activeer dan de button “Toon selectie”.
Selecteer de aan te passen vrijwilligers met behulp van de selectie vakjes links voor de regels of selecteer en de-selecteer de gehele groep via het selectie vakje boven de streep.
1. betekent: Niet geselecteerd.
2. betekent: Geselecteerd
Bij het selecteren van één of meer of alle vrijwilligers wordt onderin het scherm een blauwe balk getoond. Deze toont aan de linkerzijde hoeveel vrijwilligers geselecteerd zijn. Aan de rechterzijde activeer je de button voor het aanpassen van de beschikbaarheid.

Punten & regelingen

Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".
Activeer de button "Beheer vrijwilligers" bij "2. Vrijwilligers".
Het scherm opent zich in het tabblad "Punten & regelingen".

Hoeveel punten moet een vrijwilliger per seizoen behalen om aan de gewenste inzet te voldoen? Kunnen vrijwilligers hun inzet afkopen of zijn ze vrijgesteld van uitvoering van vrijwilligerstaken? Hier leg je het allemaal vast, zodat inzicht beschikbaar is en eventueel hieraan verbonden consequenties eenvoudig behandeld kunnen worden.

Pas het aantal verplicht te behalen punten aan en/of leg een regeling (Vrijgesteld of Afgekocht) vast bij een selectie van leden, mede met behulp van “Persoonsselecties”. Selecteer de periode waarop de aanpassing van toepassing is. Selecteer een groep leden of een “Persoonsselectie”. Stel een regeling in en/of voer een aantal punten in. Activeer dan de button “Toon selectie”.
Selecteer de aan te passen vrijwilligers met behulp van de selectie vakjes links voor de regels of selecteer en de-selecteer de gehele groep via het selectie vakje boven de streep.
1. betekent: Niet geselecteerd.
2. betekent: Geselecteerd
Bij het selecteren van één of meer of alle vrijwilligers wordt onderin het scherm een blauwe balk getoond. Deze toont aan de linkerzijde hoeveel vrijwilligers geselecteerd zijn. Aan de rechterzijde activeer je de button voor het aanpassen van de punten of vastlegging de regeling.

Basisinstellingen

Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".
Activeer de button "Beheer vrijwilligers" bij "2. Vrijwilligers".
Het scherm opent zich in het tabblad "Basisinstellingen".

Stel hier in hoeveel “verplicht te behalen punten” vastgelegd moeten worden bij inschrijving van nieuwe leden.
Dit is per lidsoort te bepalen. Activeer de button “Toepassen op bestaande personen” om het verplicht aantal te behalen punten aan te kunnen passen bij de al bestaande leden.

Tevens kan je hier de basisinstelling, die gelden bij het aanmaken van nieuwe vrijwilligerstaken, vastleggen. Na het aanmaken van een taak kan je binnen een taak deze waarden altijd weer aanpassen.

Verplichte punten voor nieuwe personen:

Activeer de button “Toepassen op bestaande personen” als je het verplicht aantal te behalen punten wilt aanpassen bij bestaande personen.
Activeer de button “Wijzig” om het verplicht aantal te behalen punten in te stellen wat bij inschrijving van nieuwe leden automatisch binnen de lid gegevens vastgelegd wordt.

Basisinstellingen voor nieuwe taken:

Activeer de button “Wijzig” om de basisinstellingen, die gelden bij het aanmaken van nieuwe vrijwilligerstaken, vast te leggen. Na aanmaak van een taak zijn deze instellingen binnen de taakdetails van de betreffende taak wel weer aan te passen.

Beschikbaarheid, Punten & regelingen beheren bij een vrijwilliger

Het is ook mogelijk om op individueel niveau de punten, een regeling, voorkeurstaken, beschikbaarheid of verhinderingen bij een vrijwilliger in te stellen en vast te leggen. Hiervoor open je de lid gegevens van de betreffende vrijwilliger en open je het tabblad "Vrijwilliger" binnen de ledenkaart.