Wat is er mogelijk met de Sportlink module Club.Vrijwilligers

Algemene informatie

Vrijwilligers zijn het kloppend hart van iedere vereniging. Zonder vrijwilligers kan een vereniging eenvoudigweg niet bestaan. Vrijwilliger bij een vereniging zijn is leuk en uitdagend. Het verschil kunnen maken voor alle leden van de vereniging is de beloning. Sportlink ondersteund door inzet van de modules alle vrijwilligers bij de uitvoering van hun taken en wat ons betreft besteden vrijwilligers hieraan zo min mogelijk tijd.

Iedere vereniging heeft haar eigen manier voor het opzetten, uitvoeren en beheren van het vrijwilligersbeleid.
Er zijn per soort vereniging en sportvorm tenslotte talloze manieren te verzinnen, aansluitend op de door de vereniging gewenste wijze van werken. De ene vereniging wijst het liefst zelf de taken toe en een andere vereniging staat de vrijwilligers toe zichzelf in te schrijven via een aan de vereniging gekoppelde Sportlink app.
Voor het zelf kunnen inschrijven op vrijwilligerstaken, via een aan de vereniging gekoppelde Sportlink app, moet deze app natuurlijk wel voorhanden zijn. Verenigingen die behoren tot de KNVB (Voetbal.nl app), de KNZB (Waterpolo), het KNKV, het NHV en de KBHB/ARBH (Belgische Hockeybond) beschikken over een Sportlink app.

Wanneer een vereniging niet de beschikking heeft over een Sportlink app, dan is het werken met de vrijwilligersmodule natuurlijk ook mogelijk. In dit geval kan de vereniging de taken toewijzen aan de vrijwilligers
via Sportlink Club.

Koppel de module Club.Vrijwilligers aan de app
Voor koppeling van de module Club.Vrijwilligers met de hierboven vermelde apps is het hebben van een abonnement op de module Club.Mobiel een voorwaarde. Klik hier voor meer informatie over de module Club.Mobiel.

Mocht je de combinatie Club.Vrijwilligers en Club.Mobiel eerst eens willen ervaren, dan is het mogelijk om voor beide modules een gratis proefperiode van 30 dagen te starten via de Shop in Sportlink Club.

De basis

De ledenadministratie in Sportlink Club vormt de basis voor het werken met de verschillende aan te sluiten Sportlink modules. Zo ook voor het werken met de module Club.Vrijwilligers. Klik hier voor een overzicht van de mogelijkheden.

Veel voorkomende toepassingen van de module Club.Vrijwilligers

Zoals vastgesteld is de module Club.Vrijwilligers op verschillende manieren in te zetten. Vanuit onze contacten met gebruikers van de module hebben wij de meest voorkomende toepassingen als uitgangspunt hieronder vermeld.

Taken toewijzen

• Vanuit het Sportlink Club programma kan iedere vereniging eenzijdig taken toewijzen aan hun vrijwilligers. Voor de uitvoering is het beschikken over een Sportlink app geen voorwaarde. Zodra taken worden toegewezen, wordt een mailbericht ter bevestiging verstuurd naar de vrijwilligers en is het mogelijk om het systeem vervolgens tot maximaal 4 herinneringen per mail te laten versturen. Deze toepassing wordt gebruikt in het geval dat er geen Sportlink app in gebruik is en veelal wanneer er taken kunnen worden toegewezen aan "vaste" vrijwilligers waarvan bekend is dat deze op (bijvoorbeeld) wedstrijddagen beschikbaar zijn.

Inschrijven op vrijwilligerstaken

• Wanneer de vereniging de beschikking heeft over een Sportlink app en beschikt over de module Club.Mobiel, dan is het mogelijk om de vrijwilligers te vragen zichzelf via de app in te schrijven. Met de eigen agenda paraat en een mobiel apparaat in de hand opent een vrijwilliger het programma in de app en kiest een vrijwilligerstaak op een bepaalde datum om zich op in te schrijven. Inschrijven op meedere taken of taakmomenten is natuurlijk mogelijk. Lekker flexibel. Mocht er toch iets tussen komen voor de vrijwilliger, dan kan de vrijwilliger een verzoek opstarten voor het overnemen van de taak waarop al ingeschreven was.

Aanmelden voor een functie

• Binnen de module Club.Vrijwilligers kan gewerkt worden met "voorkeurstaken". Deze kunnen door de vereniging bij 1, meerdere of alle vrijwilligers tegelijkertijd worden vastgelegd. In het geval dat een vereniging niet beschikt over een Sportlink app, dan zal de vereniging dit zelf moeten doen. Uiteraard kan je op voorhand via mail inventariseren wat de voorkeurstaken zijn en die vastleggen. Het is altijd tenslotte goed om te weten wie wat wil doen voor de vereniging.
  
  Vereniging die beschikken over een Sportlink app kunnen de vrijwilligers vragen hun voorkeur(en) vast te leggen via de app. Het is tenslotte altijd goed om te weten wie wat wil doen voor de vereniging.
  Hierdoor wordt het, naast het inschrijven voor taken, voor vrijwilligers ook mogelijk om zich aan te melden voor een functie.
  De vereniging maakt hiervoor "Taken" aan zoals bijvoorbeeld "Commissiefunctie" of "Bestuursfunctie".
  Door het inzetten van deze toepassing kan een vereniging vrijwilligers voor verschillende functies "werven".
  In dit geval wordt er binnen de taakdetails van de betreffende vrijwilligerstaak geen rooster aangemaakt, maar wordt de taak wel gepubliceerd in de app. Zodra een vrijwilliger de "functie" aanvinkt als voorkeurstaak, dan kan de vereniging dit nagaan via een overzicht in de app of een overzicht in Sportlink Club en bijvoorbeeld contact opnemen met deze vrijwilliger om te bespreken wat de mogelijkheden voor het gaan bekleden van een functie zijn.

Hoe nu verder...
Zodra de vereniging zich een beeld heeft gevormd van het te volgen vrijwilligersbeleid en de opzet van de module Club.Vrijwilligers, dan kunnen de hieronder vermelde stappen genomen worden.

• Beheer taken > Beheer de vrijwilligerstaken en maak een planning
• Beheer vrijwilligers > Geef de beschikbaarheid en voorkeuren van personen aan
• Plan vrijwilligers in > Plan je vrijwilligers in op basis van hun voorkeuren
• Overzicht vrijwilligers > Zoeken naar vrijwilligers