Beheer taken - module Club.Vrijwilligers

Benodigdheden

Om vrijwilligerstaken en -zaken in Sportlink Club te kunnen maken, beheren en inplannen dient de vereniging te beschikken over de Sportlink module Club.Vrijwilligers. Om de vrijwilligerstaken en -zaken ook via een Sportlink app te kunnen (laten) gebruiken dient de vereniging te beschikken over de Sportlink module Club.Mobiel. Meer informatie over de mogelijkheden en de voorwaarden hiervoor kan je nalezen in Wat is er mogelijk met de Sportlink module Club.Vrijwilligers.

Beheer de vrijwilligerstaken en maak een planning

Om vrijwilligers hun taken te kunnen laten uitvoeren moeten er natuurlijk eerst taken aangemaakt en ingericht worden. Wat doorgaans door verenigingen aan verschillende mogelijkheden wordt gebruikt, kan je nalezen in Wat is er mogelijk met de Sportlink module Club.Vrijwilligers.

Vrijwilligerstaken aanmaken en beheren in Sportlink Club

Taken verwijderen (Belangrijk)

Met betrekking tot het beheren van vrijwilligerstaken beginnen we met een bericht over het verwijderen van taken. De aangemaakte taken worden getoond in het overzicht "Taken". Dit overzicht kan je bekijken via het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen" en door daarna de button "Beheer taken" bij "1. Taken" te activeren.

Op dit moment is het zo dat wanneer je een taak wilt verwijderen je hiervoor het icoontje van de prullenbak activeert welke achter de taak rechts op de taakregel staat. Let op! Wanneer je het icoontje activeert verwijder je meteen en zonder waarschuwing de taak. Dit is onomkeerbaar en niet te herstellen. In een komende update van de module wordt dit aangepast en zal er een waarschuwing volgen met een bericht over de consequenties van deze actie. Wees er tot die tijd dus zeker van dat de taak echt verwijdert kan worden.

Taken aanmaken

Volg onderstaande instructies voor het aanmaken van een vrijwilligerstaak.

Rooster
Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".

1. Activeer de button "Beheer taken" bij "1. Taken". 
2. Het scherm opent zich in het tabblad "Rooster", activeer de button "Voeg toe".
   
   1. 
   2. Voer de gegevens in. De velden met een * zijn verplicht in te voeren.
   3. Activeer de button "Volgende".
3. Het volgende scherm wordt getoond en opent met het tabblad "Rooster".
   1. Je kunt het rooster bekijken op "Maand", "Week" of "Dag" niveau. Standaard is "Week".
   2. Met behulp van de "Pijltjes naar links en rechts" kan je een periode voor- of achteruit bekijken.
   3. Met behulp van de de button "Vandaag" kan je direct terug naar de "dag of periode van vandaag"
   4. Met behulp van de button "Voeg toe" kan je een taakrooster aanmaken.
4. Activeer de button "Voeg toe". Het volgende venster wordt getoond.
   1. Voer de gegevens in en activeer de button "Sla op", Het volgende wordt getoond.
      1. 
      2. Op maandniveau zie je de ingestelde herhaling.
      3. 
5. Maak het rooster verder af. Je kunt uiteraard meer taakmomenten roosteren op dezelfde dag of andere dagen.

Details

1. Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".
2. Activeer de button "Beheer taken" bij "1. Taken".
3. Open de te beheren taak. 
4. Open het tabblad "Details".
5. Bekijk en/of bewerk de "Taakinstellingen".
   1. Activeer de button "Wijzig" om gegevens aan te passen. Zodra gegevens aangepast worden verschijnt de button "Sla op" om deze wijzigingen vast te leggen.
6. Bekijk en/of bewerk de "Taakvoorwaarden". 
   1. Activeer de button "Wijzig" om gegevens aan te passen. Zodra gegevens aangepast worden verschijnt de button "Sla op" om deze wijzigingen vast te leggen.
7. Bekijk en/of bewerk de "Taakbeheerders"
   1. Weten wie de "Taakbeheerder" is, is voor de vereniging en de vrijwilligers van belang. Deze persoon draagt de verantwoording voor de bezetting van de taken en dient als vraagbaak. Een "Taakbeheerder" heeft extra functionaliteiten binnen een aan Sportlink Club "gekoppelde" Sportlink app.
      Meer informatie over de mogelijkheden en de voorwaarden hiervoor kan je nalezen in Wat is er mogelijk met de Sportlink module Club.Vrijwilligers. Deze extra functionaliteiten bestaan uit:
      1. het hebben van overzicht op de groep vrijwilligers voor de taak.
      2. het vanuit de app kunnen sturen van berichten naar 1, meer of alle vrijwilligers voor de taak.
      3. het vanuit de app kunnen verwijderen of toewijzen van vrijwilligers van de taak.
   2. Stel 1 of meer (maximaal 5) taakbeheerders aan door de button "Voeg toe" te activeren.
   3. Zoek op naam of relatiecode, activeer de regel voor de gevonden juiste persoon en activeer "Volgende". De taakbeheerder wordt nu toegevoegd aan het overzicht.
8. Bekijk en/of bewerk de "Taakpublicatie"
   1. Vrijwilligerstaken kunnen gepubliceerd worden in de Sportlink app en/of op de website en/of op een TV scherm van de vereniging. Voorwaarde om dit te kunnen doen is dat de vereniging beschikt over de specifieke Sportlink modules, zoals Club.Mobiel - Club.Website of Club.Dataservice - Club.TV.
   2. Binnen onderstaand onderdeel kan de publicatie geactiveerd worden. Voor de koppeling met de Sportlink app (via Club.Mobiel) kan geactiveerd worden of het zelf kunnen inschrijven op een taak is toegestaan en of een vrijwilliger een verzoek tot wisselen mag kunnen activeren. Activeer de button "Wijzig" voor het kunnen aanpassen van de instellingen.

Toegewezen personen

1. Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".
2. Activeer de button "Beheer taken" bij "1. Taken".
3. Open de te beheren taak. 
4. Open het tabblad "Toegewezen personen".
   1. De aan de taak toegewezen vrijwilligers worden getoond.
   2.   > activeer de button "Stel aan" om de taak toe te wijzen aan een vrijwilliger. Zie hiervoor de informatie via Plan vrijwilligers in - module Club.Vrijwilligers
   3. > selecteer "Toon verleden" om te bekijken wie er in het verleden toegewezen zijn          geweest.
   4. > activeer deze button voor bewerken (icoontje "Potlood") om de toegewezen taak te kunnen          beheren.
   5. > activeer deze button  voor het verwijderen van een taak toewijzing. Let op! De toewijzing              verdwijnt dan zonder voorwaarschuwing uit het overzicht.

E-mail template

Zoals beschreven in de informatie Wat is er mogelijk met de Sportlink module Club.Vrijwilligers kan, bij het toewijzen van een taak, via het Sportlink Club programma een e-mail bericht ter bevestiging worden verstuurd. Afhankelijk van de instellingen is het mogelijk om het systeem vervolgens 1 tot 4 herinneringsberichten per e-mail te laten versturen. Zie hiervoor de informatie via Beheer vrijwilligers - module Club.Vrijwilligers en dan het onderwerp "Basisinstellingen". Binnen een vrijwilligerstaak kan een "E-mail template" worden vastgelegd. De inhoud van dit template zal bij het definitief toewijzen van de taak als bericht verstuurd worden.

1. Volg het menu "Vrijwilligers > Beheren en inplannen".    
2. Activeer de button "Beheer taken" bij "1. Taken".
3. Open de te beheren taak. 
4. Open het tabblad "E-mail template". Het volgende scherm wordt getoond.
   1. Pas desgewenst "Afzender" en "Onderwerp" aan, stel het gewenste bericht op en leg de gegevens van het template vast door de button "Sla op" te activeren.