Onderstaand een lijst waarop het systeem controleert bij het aanmaken van een audit file (xaf). Meer uitleg over het aanmaken en importeren van een audit file lees je in dit artikel.
# | Melding voor de gebruiker | Wat wordt gecontroleerd |
|---|---|---|
1 | Saldibalans niet in balans | Per boekjaar zijn de saldi van balans- en resultaatrekeningen gelijk. |
2 | Eindbalans niet correct gecorrigeerd op beginbalans | De beginbalans sluit per balansrekening aan op het vorige boekjaar. |
3 | Boekstukdatums liggen niet binnen bijbehorende boekjaar | Elke boekstukdatum valt binnen het gekoppelde boekjaar. |
4 | Niet minimaal 1 BTW code met vinkje inclusief aanwezig | Er bestaat minstens één btw-code met “inclusief” ingeschakeld. |
5 | Begin- en einddatum boekjaren overlappen | Boekjaren overlappen elkaar niet. |
6 | Rekening debiteuren contributie sluit niet aan met openstaande posten | Het saldo sluit aan op gefactureerde contributie minus ontvangsten. |
7 | Rekening debiteuren sluit niet aan met openstaande posten | Het saldo sluit aan op verkoopfacturen minus ontvangsten. |
8 | Rekening crediteuren sluit niet aan met openstaande posten | Het saldo sluit aan op inkoopfacturen minus betalingen. |
9 | Boekstukdatum contributiefactuur ligt niet voor boekstukdatum aflettering | Een contributiefactuur is niet later gedateerd dan de betaling. |
10 | Boekstukdatum debiteurenfactuur ligt niet voor boekstukdatum aflettering | Een verkoopfactuur is niet later gedateerd dan de betaling. |
11 | Boekstukdatum crediteurenfactuur ligt niet voor boekstukdatum aflettering | Een inkoopfactuur is niet later gedateerd dan de betaling. |
12 | Niet alle betaalde contributiefacturen hebben een betaaldatum | Volledig betaalde contributiefacturen hebben een betaaldatum. |
13 | Personen maar 1 regel in organizationmember tabel | Een persoon heeft per vereniging maximaal één lidmaatschaps- of relatieregel. |
14 | Niet alle spelers hebben een lidmaatschap | Elke actieve speler is ook actief lid of relatie-lid. |
15 | Niet alle te verwerken boekingen kunnen gevonden worden | Er zijn geen boekingen die nooit doorgeboekt kunnen worden. |
16 | Transacties zijn gekoppeld aan oude grootboekrekeningen | Er is niet geboekt op rekeningen zonder balans- of W&V-instelling. |
17 | Transacties binnen bank zijn verkeerd geboekt op kas rekeningen | Een bankdagboek gebruikt niet de rekening van een kasdagboek. |
18 | Regels in transaction item tabel hebben geen correcte status kolom | Regels van gefactureerde factuurruns zijn definitief geboekt. |
19 | Boekstuknummers hebben geen boekstukdatum | Elk boekstuk heeft een datum. |
20 | Het saldo per boekstuknummer is niet in balans | Per boekstuk zijn totaal debet en totaal credit gelijk. |
21 | Automatische incasso zonder rekeningnummer | Leden met automatische incasso hebben een geldig rekeningnummer. |
22 | Facturen per e-mail zonder correct e-mailadres | Leden met factuur per e-mail hebben een geldig e-mailadres. |
23 | Boekstuknummers zonder correct boekstuknummer | Definitief geboekte regels horen bij een boekstuk met nummer. |
Controles in detail
Balans & Boekjaren
1. Saldibalans
Per boekjaar worden de saldi van alle balansrekeningen vergeleken met de saldi van alle resultaatrekeningen. De controle faalt als de bedragen, afgerond op twee decimalen, verschillen. Alle dagboeken tellen mee, inclusief de beginbalans.
De vergelijking gebruikt
ABS. Daardoor kan een tekenfout onopgemerkt blijven: balans +100 en resultaat +100 wordt goedgekeurd.Rekeningen zonder verdichting worden niet meegenomen.
2. Beginbalans tegen vorig jaar
Per balansrekening wordt gecontroleerd of de beginbalans in het gekozen boekjaar gelijk is aan het eindsaldo van het vorige boekjaar. Zonder vorig boekjaar moet de beginbalans nul zijn.
De controle gebruikt alleen het gekozen boekjaar. Zonder keuze wordt het boekjaar gebruikt waarin vandaag valt.
De vaste resultaatrekening met type
PROFITSwordt overgeslagen.Voor het vorige jaar tellen alleen rekeningen met verdichting mee; voor de beginbalans niet. Een beginbalans op een rekening zonder verdichting veroorzaakt daardoor altijd een fout.
3. Boekstukdatum binnen boekjaar
De controle zoekt boekstukken met definitieve regels waarvan de datum vóór de start of na het einde van het gekoppelde boekjaar ligt. Boekstukken zonder definitieve regels worden niet gecontroleerd.
4. BTW-code inclusief
Er moet minstens één btw-code bestaan met het vinkje “inclusief”. Ook verenigingen die geen btw gebruiken, falen wanneer zo’n code ontbreekt. Er wordt niet gecontroleerd of de code daadwerkelijk wordt gebruikt.
5. Overlappende boekjaren
De controle onderzoekt of de startdatum van een boekjaar binnen een ander boekjaar valt.
Twee boekjaren met dezelfde startdatum worden niet gevonden.
Een boekjaar dat precies op de einddatum van het vorige boekjaar begint, wordt niet als overlap gezien.
Gaten tussen boekjaren worden niet gecontroleerd.
Debiteuren en crediteuren
6, 7 en 8. Rekening sluit aan
Per boekjaar wordt het saldo van de relevante debiteuren- of crediteurenrekening vergeleken met facturen minus betalingen via bank, kas, memoriaal of systeemmemoriaal. Alle boekingen tot en met de einddatum van het boekjaar tellen mee.
De controle vergelijkt niet met echte openstaande posten; beide bedragen worden uit dezelfde boekingsregels afgeleid.
Lege sommen worden niet als nul behandeld. Zonder ontvangsten kan de controle daardoor ten onrechte goedkeuren.
De scripts gaan uit van precies één contributie-, verkoop- of inkoopdagboek.
Facturen en betalingen
9, 10 en 11. Factuur niet later dan betaling
Een contributie-, verkoop- of inkoopfactuur mag niet later zijn gedateerd dan de bijbehorende betaling of verrekening. Bank-, kas-, memoriaal- en systeemmemoriaalboekingen gelden hierbij als betaling.
12. Betaalde contributiefacturen hebben een betaaldatum
De controle meldt facturen zonder betaaldatum waarvan het openstaande bedrag precies nul is. Waarschijnlijk worden ook facturen van nul euro zonder betaaldatum gemeld.
Leden en personen
13. Eén lidmaatschapsregel per persoon
Per persoon en vereniging mag maximaal één lid/lid-, relatie/lid- of relatie/relatieregel bestaan.
Ook beëindigde regels tellen mee.
De controle kijkt naar alle verenigingen in de database, niet alleen naar de eigen vereniging.
14. Spelers hebben een lidmaatschap
Elke speler die vandaag actief is, moet een actief lidmaatschap of een actieve relatie als lid hebben. Alleen de eigen vereniging wordt gecontroleerd.
Alleen de spelersregel wordt op status gefilterd. Een verwijderde lidmaatschapsregel die nog loopt, kan daardoor toch als geldig lidmaatschap meetellen.
21. Automatische incasso
Actuele leden en relaties die via automatische incasso betalen, moeten een geldig rekeningnummer en rekeningtype hebben. Bij meerdere bankrekeningen kan het script waarschijnlijk vastlopen.
22. Factuur per e-mail
Actuele leden en relaties die facturen per e-mail ontvangen, moeten een geldig e-mailadres hebben. Het script probeert eerst het factuuradres, daarna het adres van ouder 1 en vervolgens het gewone adres.
Door implementatiefouten wordt in de praktijk alleen het e-mailadres van het gewone adres gecontroleerd. Een goed e-mailadres op het factuuradres of bij ouder 1 kan daardoor toch tot een foutmelding leiden.
Boekingen en boekstukken
15. Hangende boekingen
De controle zoekt boekingsregels die nog niet zijn doorgeboekt, maar ook nooit door de doorboekfunctie zullen worden opgepakt. Voorbeelden zijn regels buiten een geldige periode of regels die niet aan de doorboekvoorwaarden voldoen.
De koppeling met het boekjaar is fout. Daardoor wordt de datum tegen een willekeurige periode getoetst in plaats van tegen de eigen periode.
16. Oude grootboekrekeningen
De controle meldt bedragen die zijn geboekt op grootboekrekeningen waarvan niet is ingesteld of ze een balans- of W&V-rekening zijn. De naam “oud” is misleidend: ook een nieuwe rekening met een vergeten instelling wordt gemeld.
17. Bank geboekt op kas
In een bankdagboek mag niet worden geboekt op de grootboekrekening van een kasdagboek. Ook vervallen regels tellen mee.
18. Status van factuurrunregels
Regels van een al gefactureerde factuurrun moeten definitief geboekt zijn: de status mag niet leeg en niet OPEN zijn. Vervallen regels worden overgeslagen.
19. Boekstuk zonder datum
Elk boekstuk moet een datum hebben, ook wanneer het boekstuk geen regels bevat.
20. Boekstuk in balans
Per boekstuk moeten totaal debet en totaal credit, afgerond op twee decimalen, gelijk zijn.
Alleen boekstukken vanaf 1 januari 2009 worden gecontroleerd.
Boekstukken zonder datum vallen buiten deze controle en worden door controle 19 gevonden.
Regels die niet als debet of credit zijn gemarkeerd, worden genegeerd.
23. Boekstuk zonder nummer
Definitief geboekte regels moeten bij een boekstuk met een boekstuknummer horen. Boekstukken zonder nummer met alleen open regels worden bewust niet gemeld.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren