Online aanmeldformulier (KNVB)

Jouw vereniging kan profiteren van een online aanmeldformulier. Dit maakt de registratie van nieuwe leden bij jouw club aanzienlijk eenvoudiger. Geen handgeschreven aanmeldingen meer, geen telefoontjes waarna de ledenadministrateur alles zelf in Sportlink Club moet invoeren… Nee, alles kan online! Minder kans op fouten én de club voldoet onmiddellijk aan de AVG-richtlijnen. Wat moet je doen om gebruik te maken van het aanmeldformulier? We leggen het hieronder uit

Activeren van het online aanmeldformulier

Je dient de privacyverklaring van jouw vereniging toe te voegen in Sportlink Club. Zodra je dit hebt gedaan wordt het formulier actief en kun je het gebruiken om leden aan te melden.  Zie onderstaande afbeelding.

Via onderstaand formulier upload je je privacy statement (PDF)

Twee manieren om het online aanmeldformulier te gebruiken

Zodra je de privacyverklaring in Sportlink Club hebt toegevoegd, kun je het aanmeldformulier op jouw website plaatsen. Als je een website via Sportlink hebt, dan regel je dat via de Club.Website. Heeft jouw vereniging zelf een website gemaakt, dan kun je het KNVB aanmeldformulier gebruiken.

Via link naar KNVB	Insluiten op een Sportlink Club.Website
https://www.knvb.nl/ontdek-voetbal/inschrijven/{clubcode}

Optie 1. Aanmeldformulier insluiten op je Sportlink Club.Website

Zodra je de privacyverklaring in Sportlink Club hebt toegevoegd, kun je het aanmeldformulier op jouw website plaatsen. Heb je een website via Sportlink, dan regel je dat via de Club.Website. Dit doe je via de widget "Club aanmelden". Zie onderstaande afbeelding.

Hier een voorbeeld van vv Scherpenzeel.

Optie 2. Linken naar het aanmeldformulier bij de KNVB

Heb je geen website van Sportlink, dan kun je een button aan je eigen website toevoegen die linkt naar het aanmeldformulier bij de KNVB. De samenstelling van de link is als volgt:

https://www.knvb.nl/ontdek-voetbal/inschrijven/{clubcode}

Je moet nog wel even je clubcode opzoeken en in bovenstaande URL vervangen.

Op de site van de KNVB kan iedereen die lid wil worden van jouw vereniging, zoeken naar jouw club en zich daar online aanmelden. 

Wat gebeurt er na een aanmelding via het formulier?

Het nieuwe lid vult de gegevens op het aanmeldformulier in. En dan?

A. Bevestigingsmail naar het nieuwe lid

Er wordt automatisch een bevestigingsmail gestuurd naar het lid. Indien een nieuw lid jonger dan 16 jaar is, ontvangt de ouder een e-mail waarmee de aanmelding van het kind moet worden bevestigd. Zonder de bevestiging kan de ledenadministrateur de aanmelding niet afronden.  

B. Secretaris ontvangt bevestiging

De secretaris ontvangt bij een nieuwe aanmelding een e-mail. Wil je dat naast de secretaris ook anderen een bericht ontvangt? Zoals bijvoorbeeld de ledenadministrateur, dan regel je dat in Sportlink Club de communicatieregels voor een aanmelding in te richten.

C. Aanmeldingen in 'Mijn overzicht'

Zodra je inlogt in Sportlink Club, staat het aantal aanmeldingen in 'Mijn taken'

D. Overzicht aanmeldingen (aspirant leden)

De leden die zich hebben aangemeld zijn zichtbaar in Sportlink Club via het menu Personen - Personen toevoegen. Deze leden hebben de status "aspirant lid". Van hieruit kun je het lid selecteren en definitief lid maken.

Extra mogelijkheden met het online aanmeldformulier

I. Aanmelden voor 'eigen' spelactiviteiten van de vereniging

Biedt jouw vereniging, naast de bondsactiviteiten, ook verenigingsactiviteiten aan? Zorg er dan voor dat deze activiteiten in Sportlink Club worden geregistreerd. Dit zorgt ervoor dat ze automatisch op het aanmeldformulier verschijnen. Je publiceert de clubactiviteiten op het aanmeldformulier door in Sportlink naar Verenigingsbeheer - Sporten & Activiteiten te gaan. Uiteraard kun je hier ook bestaande verenigingsactiviteiten beheren en verwijderen. De bondsactiviteiten kunnen echter niet worden aangepast of verwijderd via Sportlink Club.

Voorbeeld van 'eigen' spelactiviteiten aanmeldformulier	Instellen 'eigen' spelactiviteiten in Sportlink Club

Let op! Vergeet niet om de spelactiviteiten aan te zetten op je aanmeldformulier. Dit doe je via Verengingsbeheer - Algemeen en dan het tabblad Verenigingsinfo. Zet 'Toon spelactiviteiten .... op het aanmeldformulier' op Ja

II. Extra vragen toevoegen aan het aanmeldformulier

Het is ook mogelijk om extra vragen toe te voegen aan het aanmeldformulier. Het gaat hier om drie open vragen en drie meerkeuze vragen. Misschien wil je wel weten of het nieuwe lid de betaling wil laten verlopen via een Sportfonds of dat het nieuwe lid misschien ook bereid is om iets voor de vereniging te gaan doen.

Instellen van deze vragen doe je via Verenigingsbeheer - Vrije invoervelden en dan het tabblad 'Aanmeldformulier'. 

Aanmaken/Beheren vrije velden	Aanmaken/beheren vrije keuzelijsten

TIP: Verplicht invullen bankrekening (nog niet in webbased in te richten)
Wil je dat de nieuwe leden ook verplicht hun IBAN gegevens moeten invullen? Zet dan bij de contributie-instellingen in Sportlink Club de betaalwijze op automatische incasso. Dit kan door het menu Contributie > Instellingen > Contributie te volgen en rechts boven in het tabblad "Algemeen" de optie "Automatische incasso" te selecteren bij "Betaalwijze". Niet vergeten om dit rechts onder in dit tabblad ook even op te slaan. 

III. Iedereen op de hoogte van een nieuwe aanmelding (communicatieregels)

Met de functie 'communicatieregels' in Sportlink Club, kan je instellen wie er binnen je vereniging allemaal een email ontvangt van een nieuwe aanmelding of overschrijving. Zo zijn de juiste mensen goed en snel op de hoogte. We hebben een artikel waarin we uitleggen hoe je in Sportlink Club bepaalt wie via e-mail op de hoogte worden gebracht van de nieuwe aanmeldingen.

Artikel: Communicatieregels instellen voor online aanmeldingen

IV. Vraag je nieuwe leden welke vrijwilligerstaken ze willen doen.

Maakt jouw vereniging gebruik van de Sportlink module Club.Vrijwilligers, dan kan je de nieuwe leden ook via het online aanmeldformulier vragen welke vrijwilligerstaken zij voor de vereniging als 'voorkeurstaak' willen uitvoeren.

• In Sportlink Club kun je zelf bepalen of vrijwilligerstaken het Online aanmeldformulier worden getoond. Dit doe je in Sportlink Club bij Verenigingsbeheer - Algemeen en dan tabblad "Verenigingsinfo". Daar kies je voor Ja bij 'Toon vrijwilligerstaken op aanmeldformulier'.

• Om ervoor te zorgen dat leden zich kunnen inschrijven op vrijwilligerstaken ga je naar Vrijwilligers - Beheren & Inplannen en selecteer de betreffende taak uit de lijst. Vervolgens kies je voor het tabblad Details. Bij taakpublicatie kies je voor Ja bij "Publiceren Website en TV" en "Registratie toestaan".  

• Zodra een nieuw lid op het online aanmeldformulier een voorkeurstaak (of voorkeurstaken) heeft aangevinkt, dan is dit zichtbaar binnen de persoonskaart van het nieuwe lid in Sportlink Club. Dit zie je dan bij de gegevens van het nieuwe lid binnen het tabblad Vrijwilliger bij 'Voorkeurstaken'. Tevens kan deze informatie natuurlijk gebruikt worden bij het werken met de vrijwilligersmodule.