Stap 3: Volg de inning via rapportages

Deze handleiding is onderdeel van Stap 3: Volg de inning via rapportages binnen Club.Inning. In deze stap leer je hoe je de inning van contributies volgt, betaalstatussen bekijkt en inzicht krijgt in openstaande en betaalde facturen. Je gebruikt hiervoor verschillende rapportages en overzichten binnen Club.Inning.

Bekijk de video hieronder voor een uitleg van hoe je de inning volgt via rapportages.

Rapportage: verstuurde facturen

In het overzicht Verstuurde facturen zie je alle facturen die vanuit Sportlink zijn aangemaakt en verzonden. Hier vind je alle verstuurde facturen, zoals contributies, tuchtzaken en betaalverzoeken. Het is daarmee het centrale overzicht voor alles wat al is verstuurd.

Let op: dit overzicht toont alleen facturen die zijn aangemaakt in het nieuwe Sportlink Club (web-versie). Facturen uit Sportlink Club (java-versie) vind je hier niet terug.

Filteren op soort, datum en status

Je kunt het overzicht filteren op:

• Factuurdatum
  
• Status (bijv. openstaand, betaald, oninbaar)
• Soort factuur (tuchtzaken, contributie, betaalverzoeken)

De statussen komen overeen met de iconen die je in het scherm ziet.

Factuurdetails bekijken

Klik je op een factuur, dan zie je:

• de volledige opbouw van de factuur
• een logboek met alle acties, zoals:
  • wanneer de factuur is aangemaakt
  • wanneer deze is verzonden
  • eventuele wijzigingen of statusupdates

Facturen downloaden

Je kunt elke factuur downloaden als PDF. Handig voor administratie, archivering of wanneer een lid een kopie nodig heeft.

Factuur opnieuw delen

Heeft een lid de factuur niet ontvangen? Open dan de factuur in het factuuroverzicht. Hier kun je de betaallink kopiëren en zelf delen, bijvoorbeeld via e‑mail of WhatsApp. Je kunt daarnaast de factuur als pdf downloaden en deze als bijlage meesturen.

Factuurstatus aanpassen

In dit overzicht kun je facturen markeren als:

• geïnd
• oninbaar

Dit gebruik je wanneer een betaling buiten Club.Inning is gedaan, bijvoorbeeld wanneer een lid contant heeft betaald, of wanneer een betaling niet meer binnenkomt. Een factuur kan bijvoorbeeld als oninbaar worden gemarkeerd wanneer een lid is vertrokken en de factuur niet meer zal betalen. Facturen die via Club.Inning worden betaald, worden automatisch op betaald gezet.

Zodra je een factuur als geïnd markeert, ontvangt het lid geen automatische herinneringen meer. Let op: Het markeren van een factuur als geint of oninbaar kan niet ongedaan gemaakt worden.

Facturen bij een persoon terugvinden

Bij elke persoon kun je onder tabblad Financieel alle facturen terugvinden die aan dat lid zijn gekoppeld. Hier zie je de status en kun je facturen opnieuw openen of downloaden. 

Termijnbetalingen en statussen

Wanneer een lid in termijnen betaalt, behoudt de factuur de status ‘openstaand’ totdat alle termijnen zijn betaald. In het overzicht zie je dan:

• bij Openstaand → wat het lid nog moet betalen
• bij Totaal → het volledige factuurbedrag

De factuur behoudt de status ‘openstaand’ totdat alle termijnen zijn betaald. Zodra het volledige bedrag is voldaan, verandert de status automatisch naar ‘betaald’.

De betaalstatus wordt rechtstreeks vanuit Mollie bijgewerkt en is daardoor vrijwel altijd actueel. Je hoeft daarom niet zelf in je bankrekening te controleren of een lid heeft betaald. Per factuur zie je het totale factuurbedrag, het openstaande bedrag en een logboek met alle belangrijke gebeurtenissen rondom de factuur.

Uitbetalingen via Mollie

Betalingen van leden komen eerst binnen op het Mollie-account van de vereniging. Mollie betaalt het beschikbare saldo vervolgens periodiek uit aan de bankrekening van de vereniging.

Wil je weten wanneer uitbetalingen plaatsvinden of welke uitbetalingsinstellingen voor jouw account gelden? Bekijk dan het helpartikel van Mollie over uitbetalingen.