Stap 2: Geplande facturen

Deze handleiding is onderdeel van Stap 2: Contributiecheck (overzichten contributies) binnen Club.Inning.

In deze stap leer je hoe je contributies controleert, overzichten bekijkt, contributies tijdelijk pauzeert en facturen voorbereidt en aanmaakt. Binnen Stap 2 vind je de volgende artikelen:

• Contributiecheck uitgelegd
• Mollie‑account koppelen
• Facturen aanmaken en versturen
• Geplande facturen 

In deze handleiding lees je meer over geplande facturen. 

Geplande facturen

Wanneer je facturen hebt klaargezet om te versturen, verschijnen ze automatisch in het overzicht Geplande facturen. Hier zie je welke facturen op welke dag worden verzonden. Zo houd je overzicht voordat de facturen worden verzonden. 

In dit scherm zie je per verzenddatum welke facturen gepland staan. Je ziet onder andere de naam van het lid, de verzenddatum, de inning- of vervaldatum, de status en het bedrag. Zo zie je wat er klaarstaat om te worden verstuurd. 

Je kunt ook meerdere facturen tegelijk selecteren via multiselectie. Dat is handig wanneer je meerdere facturen tegelijk wilt annuleren. 

Facturen annuleren 

Zolang facturen nog niet zijn verzonden, kun je ze annuleren. Dit kan tot en met de dag vóór de verzenddatum. De facturen worden namelijk in de nacht van de geplande datum verstuurd (rond 00:00 uur). Op de verzenddag zelf kun je niets meer aanpassen. 

Geannuleerde facturen komen automatisch terug in de contributiecheck. Je kunt vervolgens bijvoorbeeld nog een toeslag of korting toevoegen, gegevens aanpassen en daarna een nieuwe factuurrun aanmaken.

Merk op dat de factuur nog niet te downloaden is, omdat de factuur pas wordt aangemaakt zodra deze is verzonden. Wel kun je een voorbeeld zien van hoe de factuur is opgebouwd. Klik je op een factuur, dan zie je hoe het bedrag is opgebouwd. Dit helpt je te controleren of het bedrag klopt en of alle onderdelen goed zijn ingesteld.

Meerdere factuurruns aanmaken

Je kunt gedurende het seizoen meerdere factuurruns aanmaken. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er nieuwe leden bijkomen nadat een eerdere factuurrun al is verzonden. Bestaande tarieven, toeslagen en kortingen kun je hiervoor opnieuw gebruiken. Zo hoef je niet te wachten tot een nieuw contributieseizoen om aanvullende facturen te versturen.