Stap 2: Facturen aanmaken en versturen

Deze handleiding is onderdeel van Stap 2: Contributiecheck (overzichten contributies) binnen Club.Inning.

In deze stap leer je hoe je contributies controleert, overzichten bekijkt, contributies tijdelijk pauzeert en facturen voorbereidt en aanmaakt. Binnen Stap 2 vind je de volgende artikelen:

• Contributiecheck uitgelegd
• Mollie‑account koppelen
• Facturen aanmaken en versturen
• Geplande facturen 

In deze handleiding lees je meer over facturen aanmaken en versturen.

Facturen verzenden

In deze stap verstuur je de facturen die je in de vorige stap hebt gecontroleerd. Alle facturen die in het overzicht als ‘facturen die worden aangemaakt’ staan (groen), worden aangemaakt en verzonden zodra je de stappen hieronder hebt doorlopen.

Facturen per contributieseizoen

Per contributieseizoen ontvangt een lid één factuur met het totale contributiebedrag. Kiest een lid voor betaling in termijnen, dan verzorgt Club.Inning de verdere inning automatisch. Als penningmeester verstuur je daardoor in principe één keer per seizoen facturen. Alleen voor nieuwe leden of aanvullende contributies kan later nog een extra factuurrun nodig zijn.

Bekijk de video hieronder voor een uitleg van het koppelen van je Mollie-account en het versturen van facturen.

Facturen inplannen

Na het activeren van je Mollie account kies je vanaf welke datum de facturen verzonden mogen worden. De eerste verzenddatum kan vanaf de volgende dag. Iedere nacht worden de facturen verstuurd die voor die dag zijn ingepland.

Op het scherm zie je:

• de verzend- en factuurdatum

• de inning- of vervaldatum (altijd 14 dagen na verzenddatum)

• de datum van de laatste inning bij termijnbetalingen

Inning- en vervaldatum

De vervaldatum en inningsdatum liggen standaard 14 dagen na de verzenddatum van de factuur. 

• Handmatige betaling (vervaldatum) Het lid betaalt zelf, bijvoorbeeld via iDEAL. Het factuurbedrag moet uiterlijk op de vervaldatum zijn betaald.
• Automatische incasso (inningsdatum) Het bedrag wordt rond de inningsdatum automatisch geïncasseerd. De exacte incassodatum kan per bank iets afwijken. In het weekend vinden geen incasso's plaats.

Tip: Plan de incasso bij voorkeur in de laatste week van de maand. Dan hebben leden meestal voldoende saldo en voorkom je storneringen.

Termijnbetalingen instellen

Bij termijnbetalingen kies je een datum waarop de laatste termijn wordt geïnd. Deze datum ligt meestal in de laatste maanden van het seizoen. Op basis van deze einddatum berekent het systeem automatisch:

• hoeveel termijnen er nog over zijn
• hoeveel termijnen er in totaal in dit seizoen vallen

In het overzicht zie je vervolgens welke betaalopties een lid heeft. Het aantal termijnen dat zichtbaar is, hangt af van de einddatum die je hebt ingesteld.

Betaalopties voor leden

Je bepaalt niet zelf in hoeveel termijnen leden kunnen betalen. Bij termijnbetalingen kies je alleen de inningsdatum van de laatste termijn. Op basis daarvan berekent Club.Inning automatisch hoeveel termijnopties mogelijk zijn. Leden kiezen vervolgens zelf of zij:

• in één keer betalen;
• per maand betalen;
• per kwartaal betalen.

Het is niet mogelijk om termijnbetalingen uit te schakelen. Zo hebben leden altijd de mogelijkheid om contributie gespreid te betalen.

Machtiging voor automatische incasso

Heb je in Sportlink Club een machtiging voor automatische incasso vastgelegd bij een lid? Dan wordt deze bij het factureren gedeeld met Mollie en betaalt het lid via automatische incasso. Het lid kiest vervolgens alleen nog of het bedrag in één keer, per maand of per kwartaal wordt betaald.

Machtigingen uit de oude contributiemodule zijn automatisch overgezet naar Club.Inning. Je kunt controleren of een lid een machtiging heeft afgegeven via de persoonsdetails, op het tabblad Financieel.

Een machtiging wordt op dit moment nog niet automatisch aangemaakt wanneer een lid zich online aanmeldt met de keuze voor automatische incasso. Bij de eerste factuur krijgt het lid de keuze hoe de factuur wordt betaald. Kiest het lid voor automatische incasso, dan wordt de machtiging op dat moment afgegeven.

Een afgegeven machtiging kan momenteel niet via Club.Inning worden ingetrokken. Een lid kan dit wel altijd regelen via de eigen bank.

Automatische herinneringen

Blijft een betaling uit, dan ontvangt het lid automatisch herinneringen. In de tabel op het scherm (zie foto hierboven) staat na welke termijnen er een herinnering wordt verstuurd. 

• Bij automatische incasso krijgt het lid per e‑mail een betaallink wanneer de incasso mislukt.
• Bij handmatige betaling ontvangt het lid een herinnering per e‑mail.

Zo blijft de communicatie duidelijk en hoef je als club minder handmatig na te bellen of mailen.

Voorbeeldfactuur

Onderaan het scherm zie je een voorbeeld van de factuur. De gegevens op de factuur worden automatisch gevuld op basis van de verenigingsgegevens in Sportlink. De lay‑out van de factuur kun je op dit moment nog niet aanpassen.

Controle‑scherm

In het controle-scherm zie je een overzicht van alle facturen en hoe de inning zal verlopen. Dit geeft je een laatste controle voordat de facturen worden verzonden.